こんにちは、D-QuestサポーターのTaka.Moriです。
お客さまと打ち合わせをするときに決まって行う儀式のひとつが名刺交換。営業はもちろん、そのほかの人も必ず直面しますよね。でも意外にルールが多いこと知っていましたか？ そこで名刺交換マナーの基本的な考え方を簡単に紹介いたします。
名刺は事前に準備する
新規のお客さまはもちろん、その場に挨拶をしていないお客さまがいる場合はすぐに名刺が取り出せるように準備しておきましょう。
名刺交換をすることがわかっている場合は名刺ケースはすぐ出せるポケットか手で持っているのが◎。名刺はケースの間に必要枚数を挟んでおくとスマートに取り出すことができますよ。
名刺を交換する
お客さまと名刺交換する場合は目下となる自分から名刺を差し出します。間違ってもお客さまに先にだされないように敏速に挨拶をしましょう。もし先に出された場合は「申し遅れました」などのことばを忘れずに。
ここで注意するポイントは、提示する名刺は両手でもつということ。さらに名刺の下に座布団として名刺ケースを添えてください。
また、相手の名刺に対してやや低めに提示します。お客さまを尊重する姿勢がとても重要になるのです。
自身の紹介内容
名刺交換で自身を紹介する場合は略さないのが基本です。「株式会社D-Quest 〇〇部のDQ太郎です」というように心がけましょう。名前についてもフルネームはより丁寧とされています。
名刺の受け取り
相手の名刺を受け取る場合も両手で受け取ります。このときも名刺ケースを座布団にすることを忘れないでください。
もし自分の提示のあとすぐに相手が名刺を提示したときは左手で受け取り、すぐに右手を添えましょう。自分の紹介のあとすぐに相手が紹介されるケースも少なくありませんよ。
受け取るときは必ず「頂戴いたします」ということばを添えましょう。そしてその日にあった「本日はよろしくお願いいたします」というコメントを入れればより丁寧ですね。
受け取った名刺の取り扱い
意外と雑になる受け取った名刺の取り扱い。お客さまから受けっとった名刺はかならず、名刺ケースの上に置いてください。置く位置としては左側が基本。
乱雑な置き方や傾きは性格として判断されてしまいますので、まっすぐズレの無いようにおくのばベストです。
名刺交換の順番が間違いやすい
相手が複数人いる場合は、必ず目上の人から名刺交換をするのが常識とされています。どの人が一番目上なのか、そのつぎはだれなのかは事前に情報を入手しておければ理想的。もしわからなければその場の言動や関係をよくみて判断しましょう。
お互い複数人の場合もこれは同じ。それぞれ目上の人から挨拶をはじめます。よく同時に挨拶をすることもありますが、あまりよいとはいえませんね。打ち合わせの時間を考えれば名刺交換の時間はわずかなはず。より丁寧なシチュエーションをこころがけましょう。
基本は状況によりけり
名刺交換でも基本はありますが、状況により調整するのもテクニックのひとつ。相手が複数人で名刺交換をはじめたらそれに合わせるのが鉄則。
相手もかならず名刺交換のマナーをわきまえているとはかぎりませんので、相手にあわせることも重要です。基本マナーといっても人それぞれ考え方があるので、自分で正しいと思ったものをチョイスしてくださいね。
ぜひマナーある名刺交換で効果的なミーティングにしてください。
